Microsoft Office 365

Alle SchülerInnen, Lehrkräfte und Mitarbeitenden des Gymnasiums können auf persönlichen Geräten durch den Rahmenvertrag mit Microsoft die gesamte Office 365 Pro Plus Suite mit ihrem Neufeld-Konto nutzen:

• Installation unter Windows und macOS: Vollständiger Funktionsumfang, offline nutzbar.¹⁾.
• Installation als Android-, iOS- oder iPadOS-App: Leicht eingeschränkter Funktionsumfang, offline nutzbar
• Office Online: Eingeschränkter Funktionsumfang und nur mit Internetverbindung in einem Webbrowser benutzbar. Wichtig: Office Online ist nicht mit Office 365 gleichzusetzen, dafür ist es plattformunabhängig, etwa auch unter Linux verwendbar.

Einige bekannte Probleme und Lösungen sind in einem separaten Artikel abgelegt: Microsoft 365 Apps: Bekannte Probleme

Das lizenzierte Paket hat bei Microsoft die Bezeichnung Office 365 A1, den aktuellen Umfang entnehmen Sie der Vergleichsseite von Microsoft.

Microsoft Visio

Dieses Produkt ist nicht Teil von Office 365, aber die Schule verfügt über einige Lizenzen von Visio Plan 1, welches Visio Online enthält. Wenn Sie Visio verwenden möchten, melden Sie sich beim Support, damit wir die Lizenz zuweisen können, die Menge ist beschränkt.

Nach der Zuweisung der Lizenz steht Visio Online über das Office Portal https://portal.office.com zur Verfügung.

Office 365 wird grundsätzlich automatisch im Hintergrund aktualisiert, in der Regel müssen Sie sich nicht um Updates für Office 365 kümmern. Sie können aber die Verfügbarkeit von Updates explizit überprüfen:

Windows

• Office-Applikation wie Word oder Excel starten, falls Sie offene Dokumente haben, speichern Sie diese jetzt.
• Unten rechts Konto wählen
• Updateoptionen → Jetzt aktualisieren
• Falls Updates gefunden werden, folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

macOS

• Office-Applikation wie Word oder Excel starten, falls Sie offene Dokumente haben, speichern Sie diese jetzt.
• Oben rechts in der Menüleiste: Hilfe → Nach Updates suchen
• Falls Updates gefunden werden, folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Ihr Konto wird nach einem Austritt bei uns zuerst deaktiviert und später gelöscht. Mit der Löschung Ihres Kontos erlischt auch Ihre Office-Lizenz.

Daten in OneDrive werden 90 Tage später bei Microsoft dauerhaft gelöscht, die Informatikdienste führen kein Archiv der Daten auf OneDrive. NutzerInnen müssen selbstständig Ihre eigenen Dateien auf dem OneDrive nach Ihrem Austritt sichern (wegkopieren).

In Kürze: Microsoft bietet zwei Varianten der Microsoft Office an, Office 365 wird gemietet und kontinuierlich aktualisiert, Office 2019 muss einmalig gekauft werden, Upgrades sind kostenpflichtig. Der Campusvertrag mit Microsoft ermöglicht der Schule einen stark vergünstigten Zugang zu Produkten und Dienstleistungen von Microsoft. Unter diesem Campusvertrag bietet Microsoft Schulen nur noch Office 365 an.

Warum wir Office 365 empfehlen

• Office 365 kann durch den Campusvertrag der Schule von allen Angehörigen der Schule ohne zusätzliche Auslagen auf eigenen Geräten genutzt werden.
• Anzahl lizenzierter Geräte: Office 365 kann auf bis zu 5 Geräten parallel installiert werden, eine Office 2019 Lizenz gilt jeweils für 1 Gerät.
• Office 365 und 2019 sind nicht exakt Funktionsgleich. Die Informatikdienste empfehlen, dass SchülerInnen und Lehrkräfte im Unterricht das gleiche Produkt einzusetzen.
• Microsoft will (relativ klar) seine Kunden in das abonnementsbasierte Produkt überführen²⁾: Die Supportdauer von Office 2019³⁾ wurde gegenüber Office 2016 bereits um 3 Jahre gekürzt⁴⁾, zudem wird die Cloudintegration mit Sharepoint, OneDrive und anderen Microsoft-Diensten wird nach Auslaufen des Mainstream Support nicht mehr gewährleistet.
• Auch wenn Microsoft die Kaufversion noch nicht offiziell abgekündigt hat, so werden diese „alten“ Lizenzmodelle auch bei anderen Microsoft-Produkten vom Hersteller generell immer wieder in Frage gestellt. Vielleicht wird es in wenigen Jahren keine Wahl mehr geben.

Für die genaueren Unterschiede zwischen Office 365 und 2019 verweisen wir auf einen Artikel von Microsoft: Häufig gestellte Fragen zu Office 2019 für Windows und Mac → Worin besteht der Unterschied zwischen Office 2019 (lokal; einmalig erworben) und Office 365 (Abonnement)?

Die Informatikdienste wenden bewusst sehr wenige Richtlinien für Office 365 an. Diese wirken sich aber auch auf Ihre eigenen Geräte aus, auf denen Sie Office 365 mit Ihrem Account der Schule installiert und aktiviert haben.

Die Einstellungen sind für SchülerInnen, Lehrkräfte und Mitarbeitende identisch und beschränken sich auf folgende Bereiche:

• Diagnose- oder Telemetriedaten, die aus Office 365 Anwendungen an Microsoft und Dritte übermittelt werden, sind wenn möglich deaktiviert, oder aufs Minimum reduziert.⁵⁾
• Die Verwendung alter Dateiformate wird eingeschränkt: Viele alte Dateiformat sind besonders anfällig für die Verbreitung von Schadsoftware. Daher können solche Dateien in Office 365 nur im geschützten Modus geöffnet und gelesen werden. Bitte konvertieren Sie alte Dokumente in neue Formwate wie Office Open XML (docx, xmlx, pptx etc.) oder OASIS OpenDocument (odt, ods, odp etc.).

Die Informatikdienste geben auf Anfrage gerne Auskunft über die genauen Richtlinien.