Mailmigration 2021

Wie über diverse Wege angekündigt, folgt nach der schrittweisen Umstellung von Google- zu Microsoft-Diensten die Umstellung der sog. Groupwarelösung¹⁾ von Google Workspace zu Microsoft Exchange Online.

Die Mailboxen werden alphapetisch (vorname.nachname@) in sog. Migrationsgruppen eingereiht, die sich jeweils in einem Migrationsteil befindet. In welchem uns mit welchem Status, wird regelmässig von Informatikdiensten aktualisiert.

Da die Geschwindigkeit des Datentransfers stark von Google- und Microsoft-Diensten abhängt, können die Informatikdienste auch nach intensiven Tests keine Präzisierung über die Dauer abgeben. (Die Mailboxgrösse alleine ist nicht ausschlaggebend)

Ab diesem Zeitpunkt…

• Werden keine neuen Konten mehr bei Google erstellt.
• Eine Passwortänderung in sCoolTools aktualisiert das Kennwort bei Google nicht mehr

Wenn ihr Google-Kennwort nicht identisch wie bei sCoolTools ist und es vergessen, kontaktieren Sie den Support.

1-2 nach Start Ihres Migrationsjobs wird Ihr Postfach bei Microsoft 365 erstellt und bestehende Mails, Kalendereinträge und Kontakte bei Google Workspace in einem ersten Aufwisch zu Microsoft kopiert.

Wie funktioniert der Mailversand und Empfang

• Der Versand von Mails sollte primär über das alte Webmail erfolgen: https://gmail.com
• Eingehende (neue) Mails treffen ausschliesslich bei Google ein.
• Benachrichtigungen von Teams/OneDrive treffen u.U. bereits bei Microsoft ein.

Was Sie bereits tun können

• Sie können sich 1-2h nach Jobstart auf dem Webmail von Microsoft einloggen und sich ein Bild des neuen Webmails machen: https://cloud.gymneufeld.ch/ oder http://mail.gymneufeld.ch/
• Falls Sie Abwesenheitsbenachrichtigungen bei Google eingestellt haben, könenn Sie diese bei Microsoft neu einrichten

Was sollten Sie noch nicht tun?

• Die Umkonfiguration von Mailprogrammen auf Notebooks, PCs, Smartphones und Tablets ist in diesem Migrationsschritt noch nicht empfehlenswert.

In einem zweiten, abschliessenden Sync werden seit der Erstynchronisation eingetroffene Mails von Google zu Microsoft transferiert, und nochmals die Synchronisation der Daten geprüft. Nach Abschluss wird automatisch eine Weiterleitung von Google zu Microsoft eingerichtet.

Wie funktioniert der Mailversand und Empfang

• Der Versand von Mails sollte nun bevorzugt über das neue Webmail erfolgen: https://cloud.gymneufeld.ch oder http://mail.gymneufeld.ch/
• Eingehende Mails treffen bei Google UND etwas verzögert bei Microsoft ein.

Was Sie jetzt tun sollten

• Löschen Sie die alten Google-Mailkonten in Ihren Anwendungen wie Outlook, Thunderbird, Apple Mail etc.: bereinigung
• Verbinden Sie die Mailclients: Persönliche Mailbox

Was Sie definitiv NICHT tun sollten

• Ändern Sie auf keinen Fall die Weiterleitungseinstellungen bei Google, ansonsten verlieren eingehende Mails (Private Weiterleitungen von Gooogle zu einer externe Adresse funktionieren nicht mehr.)
• Versenden Sie keine Mails mehr über das alte Webmail von Google und noch nicht angepasste Mailclients auf Notebooks, Tablets und Smartphones

Der Termin dieser Umstellung hängt vom Erfolg und der Geschwindigkeit der Migrationsjobs ab, erst wenn alle Mailboxen migriert sind, stellen die Informatikdienste in den Empfang neuer Mails so um, dass Mails nur noch bei Microsoft eintreffen²⁾.

Wie funktioniert der Mailversand und Empfang

• Versenden Sie Mails primär über das neue (Web)mail
• Mails erhalten Sie nur noch

Was müssen Sie tun? Ab diesem Zeitpunkt haben Sie noch 3 Wochen Zugriff auf Ihr Mailkonto bei Google. Wenn Ihnen doch noch Mails fehlen, können Sie auf diese noch zugreifen und manuell zu Microsoft über eine temporäre Mailadresse weiterleiten.

• elaine.marley@students.gymneufeld.ch → elaine.marley@o365.students.gymneufeld.ch
• manuel.calavera@gymneufeld.ch → manuel.calavera@o365.gymneufeld.ch

Nach Teil 3 deaktivieren die Informatikdienste bei allen bestehenden Google Accounts die Funktionen GMail, Google Kalender und Google Kontakte. Die bisher bestehenden Google-Konten bleiben noch bestehen.

20 Tage nach der Deaktivierung kann auch Google diese Daten nicht mehr wiederherstellen³⁾, die Informatikdiensten machen keine zusätzliche Datensicherung der alten Google-Daten.

Was müssen Sie tun?

• Falls Sie noch nicht alle Mailclients bereinigt und umgestellt haben, müssen Sie das spätestens jetzt tun.
• Ein Login auf Google.com mit einer bestehenden @(students.)gymneufeld.ch-Adresse bleibt noch möglich, Sie erhalten aber einen Fehler, wenn Sie GMail.com öffnen.

Nach Teil 4 bleibt von den ehemals verfügbaren Google-Diensten nur noch ein Bruchteil davon verfügbar („Rumpfkonto“). Im Bewusstsein, dass insbesondere langjährige Lehrpersonen nicht nur Kernfunktionen von Google Workspace / GSuite verwendet haben, sondern auch Apps wie Google Fotos damit, werden bestehende Google-Konten später gelöscht. Zu diesem Thema werden die Informatikdienste zu einem späteren Zeitpunkt nochmals informieren.

• Bestehende Google-Konten von SchülerInnnen werden voraussichtlich zu Beginn der Herbstferien gelöscht.
• Bestehende Google-Konten von Lehrpersonen und Mitarbeitenden werden voraussichtlich zu Ende Oktober gelöscht.

Bis dahin haben Sie über Google Takeout die Möglichkeit, einige Daten wie aus Google Fotos noch zu exportieren und partiell ein privates Google-Konto zu überführen.

Auch hier gilt: 20 Tage nach dieser Frist sind die Daten bei Google definitiv gelöscht, danach können weder Google, noch die Informatikdienste diese Daten wieder herstellen.