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Geteiltes Postfach

Geteilte Postfächer sind Postfächer, die kein eigenes Login haben, sie sind quasi nur zwischen mehreren Personen freigegeben bzw. zugänglich. Das betrifft meist unpersönliche Mailadressen, die von einer Gruppe bewirtschaftet wird.

Geteilte Postfächer müssen etwas anders eingebunden und behandelt werden.

Geteiltes Postfach öffnen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein geteiltes Postfach zu bedienen:

Seltener Gebrauch

Melden Sie sich wie gewohnt über https://mail.gymneufeld.ch/ am Webmail mit Ihrem persönlichen Neufeld Account an und klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und auf: Weiteres Postfach öffnen

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Geben Sie den Anzeigenamen oder die Mailadresse ein, bis ein Vorschlag erscheint, klicken Sie darauf und abschliessend auf Öffnen

Wenn Sie die nötigen Berechtigungen erhalten haben, öffnet sich die Mailbox in einem neuen Register/Tab und können diese (fast) wie ihre eigene Mailbox im Webmail bedienen.

Tipp

Wenn Sie die Mailadresse kennen und die benötigten Rechte besitzen, können Sie auch die URL eingeben:

https://outlook.office.com/mail/<name-of-shared-mailbox>@gymneufeld.ch

Regelmässiger Gebrauch

Wenn Sie eine geteiltes Mailbox regelmässiger benutzen, können Sie diese auch direkt im Webmail einbinden - aber: Hier müssen Sie etwas vorsichtiger sein, damit die Absenderadresse die richtige ist.

Hier verweisen Sie auf den entsprechenden Supportartikel bei Microsoft: Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web

Das Einrichten von Abwesenheitsnachrichten bzw. automatischen Antworten funktioniert nur über das Webmail und (ebengerade) nicht über Outlook.

Problematik

Grundsätzlich scheint es nicht möglich, geteilte Mailboxen über mehrere Firmen / Institutionen hinweg im gleichen Outlook-Profil auf einem Gerät zu verbinden.
Outlook stuft die erste in Outlook eingerichtete Exchange Mailbox, als primär ein, nur diese kann geteilte Mailboxen verbinden.
Ein Wechsel der primären Exchange Mailbox ist nicht ohne weiteres möglich

Je nach nachdem eignet sich einer der uns bekannte Workarounds besser, beantworten Sie als Entscheidungshilfe folgende Fragen:

Sie verwenden nur geteilte Postfächer am Neufeld und nicht an anderen Organisationen?
Dann können Sie durch Löschen und neu Verbinden der Exchange-Postfächer das Problem beheben.

Sie benötigen Zugriff auf geteilte Postfächer in beiden Organisationen?
Dann führt einzig der Weg über ein zweites Outlook-Profil ans Ziel.

Sie verwenden öfters Outlook mit einer Exchange-Mailbox einer anderen Institution als am Neufeld?
Auch hier empfehlen wir Ihnen ein zweites Outlook-Profil zu erstellen.

Sie sind generell versiert in der Nutzung von Outlook?
Auch da empfehlen wir eher die Erstellung eines zweiten Outlook-Profils.

Workaround 1: Zweites Outlook-Profil erstellen und einrichten

Erstellen Sie gem. folgendem Artikel von Microsoft ein zweites Outlook-Profil: Erstellen eines Outlook-Profils
Verbinden Sie im neuen Profil zuerst die persönlich Mailbox der Schule
Danach können Sie das geteilte Postfach hinzufügen

Wie Sie zwischen den Profilen wechseln können, erklärt Microsoft hier: Wechseln zu einem anderen Outlook-E-Mail-Profil.

Beachten Sie, dass Sie Outlook nicht gleichzeitig unter mehreren Profilen ausführen könnenn. Für einen Profilwechsel müssen Sie Outlook ganz beenden und neu starten.

Workaround 2: Primäre Exchange Mailbox ändern

Hierfür müssen Sie zuerst alle Mailkonten vom Typ Microsoft Exchange in Outlook entfernen bzw. trennen.

Datei → Informationen → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen
Im Register E-Mail klicken Sie der Reihe nach jede Mailbox vom Typ „Microsoft Exchange“ an und danach auf Entfernen
Zur Sicherheit: Beenden Sie Outlook und starten sie das Programm neu
Verbinden Sie zuerst die Mailbox am Gymnasium Neufeld neu, danach alle weiteren Exchange-Konten.
Jetzt sollten Sie den Hinzufügen-Button bei der Neufeld-Adresse verwenden können.