Microsoft 365 Apps: Häufig gestellte Fragen

Oder auch: FAQ für „frequently asked questions“.

Das lizenzierte Paket hat bei Microsoft die Bezeichnung Office 365 A1, den aktuellen Umfang entnehmen Sie der Vergleichsseite von Microsoft.

Microsoft hat sich entschieden, die gesamte 365-Produktpalette im Laufe vom April 2020 umzubenennen. Aus Office 365 ProPlus wurde Microsoft 365 Apps oder abgekürzt MS 365 Apps.

Microsoft Visio

Dieses Produkt ist nicht Teil von MS 365 Apps, aber die Schule verfügt über einige Lizenzen von Visio Plan 1, welches Visio Online enthält. Wenn Sie dieses Programm verwenden möchten, melden Sie sich beim Support, damit wir die Lizenz zuweisen können - die Menge ist beschränkt.

Nach Zuweisung der Lizenz steht Ihnen Visio Online über das Office-Portal https://portal.office.com zur Verfügung.

MS 365 Apps werden grundsätzlich automatisch im Hintergrund aktualisiert, in der Regel müssen Sie sich nicht um Updates dieser Apps kümmern. Sie können aber die Verfügbarkeit von Updates explizit überprüfen:

Windows

• Office-Applikation wie Word oder Excel starten, falls Sie offene Dokumente haben, speichern Sie diese jetzt.
• Unten rechts Konto wählen
• Updateoptionen → Jetzt aktualisieren
• Falls Updates gefunden werden, folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Fehlt bei Ihnen der Button Updateoptionen, haben Sie Office vermutlich aus dem Microsoft Store installiert. Wir empfehlen Ihnen, diese Version zu deinstallieren (über den Microsoft Store) und Microsoft 365 Apps Installationsanleitung neu zu installieren.

macOS

• Office-Applikation wie Word oder Excel starten, falls Sie offene Dokumente haben, speichern Sie diese jetzt.
• Oben rechts in der Menüleiste: Hilfe → Nach Updates suchen
• Falls Updates gefunden werden, folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Ihr Konto wird nach einem Austritt bei uns zuerst deaktiviert und später gelöscht. Mit der Löschung Ihres Kontos erlischt auch Ihre Office-Lizenz.

Daten in OneDrive werden 90 Tage später bei Microsoft dauerhaft gelöscht, die Informatikdienste führen kein Archiv der Daten auf OneDrive. NutzerInnen müssen selbstständig Ihre eigenen Dateien auf dem OneDrive nach Ihrem Austritt sichern (wegkopieren).

In Kürze: Microsoft bietet zwei Varianten der Microsoft Office an, MS 365 Apps werden gemietet und kontinuierlich aktualisiert, Office 2019 muss einmalig gekauft werden, Upgrades sind kostenpflichtig. Der Campusvertrag mit Microsoft ermöglicht der Schule einen stark vergünstigten Zugang zu Produkten und Dienstleistungen von Microsoft. Unter diesem Campusvertrag bietet Microsoft Schulen nur noch MS 365 Apps an.

Warum wir MS 365 Apps empfehlen

• MS 365 Apps (ehem. Office 365) kann durch den Campusvertrag der Schule von allen Angehörigen der Schule ohne zusätzliche Auslagen auf eigenen Geräten genutzt werden.
• Anzahl Geräte: MS 365 Apps können auf bis zu 5 Geräten parallel installiert werden, eine Office 2019 Lizenz gilt exakt 1 Gerät.
• MS 365 Apps und Office 2019 sind nicht exakt Funktionsgleich. Die Informatikdienste empfehlen, dass SchülerInnen und Lehrkräfte im Unterricht das gleiche Produkt einzusetzen.
• Microsoft will (relativ klar) seine Kunden in das abonnementsbasierte Produkt überführen¹⁾: Die Supportdauer von Office 2019²⁾ wurde gegenüber Office 2016 bereits um 3 Jahre gekürzt³⁾, zudem wird die Cloudintegration mit Sharepoint, OneDrive und anderen Microsoft-Diensten wird nach Auslaufen des Mainstream Support nicht mehr gewährleistet.
• Auch wenn Microsoft die Kaufversion noch nicht offiziell abgekündigt hat, so werden diese „alten“ Lizenzmodelle auch bei anderen Microsoft-Produkten vom Hersteller generell immer wieder in Frage gestellt. Vielleicht wird es in wenigen Jahren keine Wahl mehr geben.

Für die genaueren Unterschiede zwischen Microsoft 365 Apps und 2019 verweisen wir auf einen Artikel von Microsoft: Häufig gestellte Fragen zu Office 2019 für Windows und Mac → Worin besteht der Unterschied zwischen Office 2019 (lokal; einmalig erworben) und Office 365 (Abonnement)?

MS 365 Apps werden primär userbasiert lizenziert, Office 2016/2019 hingegeben gerätebasiert. Dies ist bei ständig wechselnden Usern auf schuleigenen Geräten nicht praktikabel lösbar: Jede NutzerIn müsste beim Start die MS 365 Apps aktivieren, und beim herunterfahren die Lizenz deaktivieren. Deswegen müssen die Informatikdienste weiterhin Office 2019 installieren.

Eine gerätebasierte Aktivierung der Officelizenz ist im bestehenden Rahmenvertrag mit Microsoft bis 2023 nicht möglich, da bis dahin der Rahmenvertrag mit Microsoft diese Möglichkeit nicht abdeckt und auch nicht nachlizenziert werden kann.

Die Informatikdienste wenden bewusst sehr wenige Richtlinien für MS 365 Apps an. Diese wirken sich aber auch auf Ihre eigenen Geräte aus, auf denen Sie MS 365 Apps mit Ihrem Account der Schule installiert und aktiviert haben.

Die Einstellungen sind für SchülerInnen, Lehrkräfte und Mitarbeitende identisch und beschränken sich auf folgende Bereiche:

• Diagnose- oder Telemetriedaten, die aus MS 365 Apps an Microsoft und Dritte übermittelt werden, sind wenn möglich deaktiviert, oder aufs Minimum reduziert.⁴⁾
• Die Verwendung alter Dateiformate wird eingeschränkt: Viele alte Dateiformat sind besonders anfällig für die Verbreitung von Schadsoftware. Daher können solche Dateien in MS 365 Apps nur im geschützten Modus geöffnet und gelesen werden. Bitte konvertieren Sie alte Dokumente in neue Formwate wie Office Open XML (docx, xmlx, pptx etc.) oder OASIS OpenDocument (odt, ods, odp etc.).

Die Informatikdienste geben auf Anfrage gerne Auskunft über die genauen Richtlinien.