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Geteiltes Postfach: Outlook

Windows

Bitte verwenden Sie folgenden Artikel von Microsoft: Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook

Das automatische Verbinden funktioniert meist nicht, gehen Sie bitte direkt zum Abschnitt: Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?

macOS

Bitte verwenden Sie folgenden Artikel von Microsoft: Öffnen eines freigegebenen E-Mail-, Kalender- oder Personenordners in Outlook für Mac

Falls das gesuchte Postfach in der Suche nicht gefunden wird, schicken Sie bitte eine Mail an den Support senden, damit die Berechtigungen geprüft oder die Anzeige im Globalen Adressbuch überprüft werden kann.1)

Android

Geteilte Postfächer können mindestens in der Android App auch verbunden werden, sobald Sie Ihr persönliches Postfach in der App verbunden haben.

Fügen Sie einfach ein neues Postfach hinzu und geben Sie die Mailadresse des geteilten Postfachs ein. Haben Sie die nötigen Berechtigungen, wird das Postfach wenig später auch angezeigt. Da die Anmeldung „via“ Ihr persönliches Login der persönlichen Mailbox geschieht, brauchen Sie wie bei Outlook unter Windows kein Kennwort einzugeben.

iOS

Da die Microsoft Outlook für iOS und Android fast gleich zu bedienen sind, vermuten wir mangels Nachfrage, dass die Einrichtung analog wie bei Android funktioniert.

Probleme

Geteilte Postfächer haben ein paar Besonderheiten, unten haben wir ein paar bekannte Fehlerquellen gesammelt.

Windows

Gesendete Mails nur im eigenen Postfach sichtbar

Leider speichert Outlook Mails, die unter dem Namen des geteilten Postfachs gesendet werden, in Gesendete Elemente des persönlichen Postfachs ab.

Wenn Sie dieses etwas Verhalten ändern wollen, müssen Sie leider eine wenig elegante Anpassung in der Registry vornehmen: WindowsPro.de: Aus freigegebenem Postfach versandte Mails landen nicht im Ordner "Gesendete Elemente"

Hinzufügen-Button ausgegraut?

Leider ist das ein bekanntes Problem, welches sich nicht ganz so trivial lösen lässt, und betrifft nur NutzerInnen, die weitere Postfacher vom Typ Microsoft Exchange2) in Outlook angebunden haben:

Leider gibt es hier ein ärgerliches Dilemma:

Problematik

Je nach nachdem eignet sich einer der uns bekannte Workarounds besser, beantworten Sie als Entscheidungshilfe folgende Fragen:

Sie verwenden nur geteilte Postfächer am Neufeld und nicht an anderen Organisationen?
Dann können Sie durch Löschen und neu Verbinden der Exchange-Postfächer das Problem beheben.
Sie benötigen Zugriff auf geteilte Postfächer in beiden Organisationen?
Dann führt einzig der Weg über ein zweites Outlook-Profil ans Ziel.
Sie verwenden öfters Outlook mit einer Exchange-Mailbox einer anderen Institution als am Neufeld?
Auch hier empfehlen wir Ihnen ein zweites Outlook-Profil zu erstellen.
Sie sind generell versiert in der Nutzung von Outlook?
Auch da empfehlen wir eher die Erstellung eines zweiten Outlook-Profils.
Mögliche Lösungen

Workaround 1: Zweites Outlook-Profil erstellen und einrichten

Wie Sie zwischen den Profilen wechseln können, erklärt Microsoft hier: Wechseln zu einem anderen Outlook-E-Mail-Profil.

Beachten Sie, dass Sie Outlook nicht gleichzeitig unter mehreren Profilen ausführen könnenn. Für einen Profilwechsel müssen Sie Outlook ganz beenden und neu starten.

Workaround 2: Primäre Exchange Mailbox ändern

Hierfür müssen Sie zuerst alle Mailkonten vom Typ Microsoft Exchange in Outlook entfernen bzw. trennen.

1)
Damit eine geteiltes Postfach in Outlook für Mac verbunden werden kann, darf das Postfach nicht in der globalen Adressliste ausgeblendet sein.
2)
MAPI/RPC oder MAPI-over-HTTPS-Protokoll