Die Praxis im Schuljahr 2019/2020 hat gezeigt, dass sowohl für die EndbenutzerInnen, wie auch für die Informatikdienste beide Cloudanbieter unter anderem durch die grosse Überlappung mehr Fragen als Antworten aufkommen. Dies wiederum führt zu Zeitverlust im Unterricht und generiert mehr Supportanfragen als nötig.
Viele Informatikdienstleistungen können heute als Dienstleistung günstiger gemietet, statt gekauft und selber betrieben werden. Zudem skalieren öfters unter Last besser, weil sog. Hyperscaler wie Microsoft, Google und Amazon die Last auf viel mehr Systeme verteilen können und schneller zusätzliche Rechenressourcen aktivieren oder umverteilen können, als eigene Serversysteme.
Durch Cloudangebote kann insgesamt das Angebot also erweitert werden, zudem ist in einigen Bereichen ein Eigenbetrieb gewisser Dienste unter Umständen technisch nicht mehr sinnvoll. Generell geht der Industrietrend1) klar in Richtung Clouddienstleistungen.
Im Kanton Bern werden die Office-Produkte von Microsoft sowohl in der Verwaltung, als auch in den Schulen rege eingesetzt. Trotz gesteigerter Kompatibilität mit den Dokumentenformaten von Microsoft Office (Office Open XML) ist der Austausch zwischen den Anbietern wie G Suite (Google Docs etc.), LibreOffice und anderen mit Microsoft immer 100% gewährleistet.
Microsoft speichert Kundendaten europäischer Kunden in europäischen Rechenzentren und will sich gemäss eigenen Aussagen an die EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO oder auch GDPR) halten. Die Lizenzbediungen über den Rahmenvertrag zwischen Educa und Microsoft definieren nebst Einhaltung der schweizerischen Datenschutzgesetze auch einen Gerichtsstandort in der Schweiz.
Durch die gesteigerte Nachfrage von zahlungskräftigen Kunden in der Schweiz2) hat Microsoft auch Rechenzentren in der Schweiz aufgebaut und bietet Schweizer Unternehmen an, eine Datenmigration in die Schweizer Cloud zu machen. In Deutschland und Frankreich übrigens geschieht dasselbe.
Von diesem Opt-in einer Datenmigration in die Schweiz hat das Neufeld wie andere Schulen auch gebrauch gemacht. Die Daten auf Microsoft's Cloud sollen bis 2022 in Schweizer Rechenzentren abgelegt sein.
Google's G Suite for Education lässt keine Wahl des Datenstandorts zu, erst die kostenpflichtige G Suite Enterprise for Education erlaubt Schulen die Auswahl einer Datenregion.3) Allerdings ist selbst in der Enterprisevariante besteht eine Wahl zwichen „Keine Einstellung“, USA oder Europa, nicht Schweiz.
Die Anbindung an beide Cloudprovider benötigt internes Fachwissen und / oder Partnerunternehmen, die auf beiden Plattformen fit sind, das generiert zusätzlichen Aufwand, diese Zeit und Ressourcen fehlen dann anderswo. Die Schule läuft Gefahr in diesem Spagat alles und doch wenig anständig anzubieten und supporten zu können.
Das Lizenzmodell für unsere Schule macht keinen Unterschied, ob die Schule Microsoft Office & dessen Cloudangebote nutz, oder nur Office. Das Bündel an Dienstleistungen ist mehrheitlich gleich. Wenn die Schulen gewisse Dienstleistungen dafür nicht mehr intern aufbauen müssen, sinken dadurch primär die Betriebskosten bzw. werden Ressourcen der internen Informatik frei.
Outlook
Outlook ist für einige Personen ein unverzichtliches Tools. Google wollte den Webclient GMail Apps so schmackhaft wie möglich machen, auch durch einen Adapter für Outlook. Leider haben wir in der Praxis feststellen müssen, dass bei grossen Postfächern dieser Adapter des öfteren Probleme bereitet. Die Integration mit Exchange Online ist für Outlook quasi die Norm. Outlook und Exchange Online verstehen sich definitiv besser, als Outlook und GMail.
Klar ist, dass das aktuelle Angebot von Google der Schule kostenlos zur Verfügung steht, dazu kommen interne Support- und Betriebskosten. Das Angebot ist also letzlich auch nicht gänzlich kostenlos.
Da die Lizenzkosten für Microsoft mit oder ohne Google aufgrund der des Bedarfs von Microsoft-Produkten am Neufeld gleich geblieben sind, sinken letztlich also die Betriebskosten durch den Wegfall der Google-Integration.