Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- users:mailmigration [2021/08/07 08:11] – [FAQ] Mathieu Simon
+++ users:mailmigration [2021/12/09 07:56] (aktuell) – obsolet Mathieu Simon
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-====== Mailmigration 2021 ======
-Wie über diverse Wege angekündigt, folgt in den Sommerferien 2021 nach der schrittweisen Umstellung von Google- zu Microsoft-Diensten die Umstellung der sog. Groupwarelösung (Mail, Kontakte, Kalender) von Google Workspace zu Microsoft Exchange Online.
-Wir empfehlen Ihnen ab Samstag 3. Juli Ihre Mails bevorzugt über das Webmail abzurufen:
-| **Alt** | https://gmail.com/ |
-| **Neu** | https://mail.gymneufeld.ch/ |
-Die Informatikdienste regelmässig per Mail,  in welchem Migrationsstatus sich Ihre Mailbox befindet.
-===== Was die Informatikdiensten unternehmen =====
-Die Informatikdienste:
-  * Migrieren Ihre Postfächer, Kalender und Google-Kontakte
-  * Informieren Sie regelmässig, damit Sie wissen, was bei Ihnen der Stand ist.
-  * Stellen Informationen zur Verfügung, wie Sie Ihre Mailclients von Google "trennen"
-  * Stellen Informationen zur Verfügung, wie Sie Mailclients **neu einrichten** können.
-===== Was Sie tun müssen =====
-An einem Punkt werden Sie Ihre Mailclients von GMail [[users:mailmigration:bereinigung|trennen und bereinigen]] müssen, damit Sie diese neu verbinden können.
-  * Prüfen Sie Ihre Mailbox regelmässig, die Informatikdienste informieren Sie, wie Sie jeweils Ihre Mailbox erreichen.
-  * Lesen Sie die Informationen auf diesen Seiten aufmerksam.
-Die Mailboxen werden alphabetisch (vorname.nachname@) in [[users:mailmigration:gruppen|Migrationsgruppen]] eingereiht, die sich jeweils in einer Etappe befinden. In welchem mit welchem Status, wird regelmässig von Informatikdiensten aktualisiert.
-===== Was nicht migriert werden kann =====
-Es gibt einige Dinge, die leider **nicht migriert** werden können, weil etwa die Unterschiede zwischen Google und Microsoft Maildiensten zu gross sind:
-  * Kalenderfreigaben
-  * Postfachfreigaben
-  * Weitere, zusätzliche Kalender als der persönliche
-  * Spezifische Postfacheinstellungen wie Abwesenheitseinstellungen
-===== FAQ  =====
-''Ich weiss nicht, wo ich meine Mails abfragen soll!''
-In jeder Nachricht an die migrierten Mailkonten informieren wir zuerst immer **wie** Sie im Zweifelsfall ohne grosse Anpassungen über einen Webbrowser an die Mailbox gelangen.
-Ab 9.7. ist das für die allermeisten Inhaber*nnen eines [[users:public:account|Neufeld Accounts]]: https://mail.gymneufeld.ch/
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-''Weshalb findet die Mailmigration (ausgerechnet) in den Sommerferien statt?''
-Die Informatikdienste haben sich intensiv mit der Frage des idealen Zeitpunkt auseinandergesetzt. Es gibt leider quasi keinen Zeitpunkt wo es für alle wirklich ideal ist.
-Einige Ziele und Überlegungen waren:
-  * Der neue Jahrgang GYM1 / FMS 1 sollte nicht mehr die alten Systeme erlernen müssen, es muss also vor August 2021 passieren
-  * Während der Maturen (Juli) darf der Zugriff auf Mailverkehr für Lehrpersonen nicht eingeschränkt sein, Juni war somit blockiert.
-  * Wenn es Probleme gibt, müssen noch Reserven vor dem Schulbeginn vorhanden sein, die Migration muss also im Juli abschliessbar sein.
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-''Wird die Ordnerstruktur inkl. Mails darin übernommen?''
-Ja, aus den GMail Tags werden wieder Ordner, bei Unterordnern. Nur bei Personen, die Unterordner im Posteingang gemacht haben, gibt es ein paar unschöne Konvertierungen z.B.
-<code>
-Vorherige Ordnerstruktur: Posteingang -> Unterordner -> Unterunterordner
-Nachher: 1 Ordner [INBOX/Unterordner/Unterunterordner]
-</code>
-Am besten benennen Sie diese Ordner über das [[https://mail.gymneufeld.ch/|Webmail]] um, einige IMAP Mailclients haben ansonsten Probleme damit.
-''Ich erhalte folgende Fehlermemldung: One or more of the folders in your mailbox are named incorrectly.''
-Dann sind Sie auch von dieser unschönen Umbenennung einiger Unterordner, wie oben erwähnt betroffen. Ändern Sie diese möglichst bald, damit Sie mit IMAP-Clients keine Probleme haben.
-====== Ablauf der Mailmigration ======
-===== Migrationsbeginn: 3. Juli =====
-Ab Samstag 13:00 werden die ersten Migrationen gestartet, die sich auf die [[users:mailmigration:gruppen|]] ''ViP-01'' und ''MA-01'' beschränkt.
-Am Sonntag 4. Juli wird der Google Account Sync deaktiviert:
-  * Danach werden keine neuen Konten mehr bei Google erstellt (bereits bestehende bleiben noch erhalten).
-  * Eine [[users:public:passwort|Passwortänderung]] in sCoolTools aktualisiert das Kennwort bei Google nicht mehr
-Wenn ihr Google-Kennwort nicht identisch wie bei sCoolTools ist und Sie es vergessen, kontaktieren Sie den [[users:public:support|Support]].
-===== Hauptetappen: 5. bis ca. 16. Juli =====
-Während dieser Zeit informieren wir Sie regelmässig, wie Sie an Ihre Mails gelangen:
-  * [[users:mailmigration:etappe1]]
-  * [[users:mailmigration:etappe2]]
-  * [[users:mailmigration:etappe3]]
-Sie können zudem den Stand Ihrere [[users:mailmigration:gruppen|Migrationsgruppe]] selber prüfen.
-===== Aufräumarbeiten 1: Deaktivierung GMail / Google Workspace =====
-**2 Wochen nach Abschluss von Etappe 3** deaktivieren die Informatikdienste bei allen bestehenden Google Accounts die Funktionen GMail, Google Kalender und Google Kontakte. Die bisher bestehenden Google-Konten bleiben noch bestehen.
-Tage nach der Deaktivierung kann auch Google diese Daten nicht mehr wiederherstellen((https://support.google.com/a/answer/1397578?hl=en)), die Informatikdiensten machen keine zusätzliche Datensicherung der alten Google-Daten.
-==== Was müssen Sie tun? ====
-  * Falls Sie noch nicht alle Mailclients [[users:mailmigration:bereinigung|bereinigt]] und [[users:mail|umgestellt]] haben, müssen Sie das spätestens __jetzt tun__.
-  * Bisher nicht umgestellte Kalender und Kontakte-Apps müssen auch umgestellt werden, diese gleichen ihre Daten nicht mehr ab.
-  * Ein Login auf Google.com mit einer bestehenden @(students.)gymneufeld.ch-Adresse bleibt noch möglich, Sie erhalten aber einen Fehler, wenn Sie GMail.com, sowie Adressbuch und Kalender öffnen.
-===== Aufräumarbeiten 2: Herbstferien =====
-Nach Etappe 4 bleibt von den ehemals verfügbaren Google-Diensten nur noch ein Bruchteil davon verfügbar ("Rumpfkonten"). Im Bewusstsein, dass insbesondere langjährige Lehrpersonen nicht nur Kernfunktionen von Google Workspace / GSuite verwendet haben, sondern auch Apps wie Google Fotos damit, werden bestehende Google-Konten später gelöscht. **Zu diesem Thema werden die Informatikdienste zu einem späteren Zeitpunkt nochmals informieren.**
-  * Bestehende Google-Konten von SchülerInnnen werden **voraussichtlich** zu Beginn der Herbstferien 2021 deaktiviert.
-  * Bestehende Google-Konten von Lehrpersonen und Mitarbeitenden werden **voraussichtlich** Ende Herbsferien 2021 deaktiviert.
-Bis dahin haben Sie über Google [[users:public:g2m-drive-manual|Takeout]] die Möglichkeit, einige Daten wie aus Google Fotos noch zu exportieren und partiell ein privates Google-Konto zu überführen.
-Auch hier gilt: 20 Tage nach dieser Frist sind die Daten bei Google definitiv gelöscht, danach können weder Google, noch die Informatikdienste diese Daten wieder herstellen.