Unterschiede

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--- users:mailmigration:ablauf [2021/06/22 15:56] – Mathieu Simon
+++ users:mailmigration:ablauf [2021/06/29 13:17] (aktuell) – gelöscht Mathieu Simon
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-====== Mailmigration 2021 ======
-Wie über diverse Wege angekündigt, folgt nach der schrittweisen Umstellung von Google- zu Microsoft-Diensten die Umstellung der sog. Groupwarelösung((Mail, Kontakte, Kalender)) von Google Workspace zu Microsoft Exchange Online.
-===== Status Ihrer Mailboxmigration =====
-Die Mailboxen werden Alpbapetisch (vorname.nachname@) in sog. Migrationsjobs eingereiht, die sich jeweils in einem Migrationsschrit befindet, der regelmässig von Informatikdiensten aktualisiert wird.
-Da die Geschwindigkeit des Datentransfers stark von Google- und Microsoft-Diensten abhängt, können die Informatikdienste auch nach intensiven Tests keine Präzisierung über die Dauer abgeben. (Die Mailboxgrösse alleine ist nicht ausschlaggebend)
-==== SchülerInnen und Studierende ====
-^ Gruppe ^ Vorname von... ^ ... bis ^ Teil 1 \\ [[#teil_1provisionierung_mailbox_erstsynchronisation|Erstsynchronisation]] ^ Teil 2 \\ Def. Datenabgleich ^ Teil 3 \\ Neue Mails nur bei Microsoft ^ Teil 4 \\ Mails nur bei Microsoft ^ Teil 5 \\ Google Mailbox deaktiviert ^
-| SuS-01 | Aa...       | Ame...      | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-02 | Ami...      | Ayse E...   | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-03 | Ayse I...   | Daniela...  | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-04 | Danielle... | Em...       | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-05 | En...       | Gia...      | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-06 | Gil...      | Jasmin G    | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-07 | Jasmin H.   | Karim...    | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-08 | Karin...    | Lena T.     | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-09 | Lena W.     | Lo... Be... | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-10 | Lo... Bu    | Mario...    | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-11 | Mariu...    | Mi... Ba... | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-12 | Mi... Pe... | Ni... Hi... | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-13 | No... Gl... | Rap...      | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-14 | Raq..       | Ser...      | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-15 | Sev...      | Tam... K.   | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-16 | Tam... V.   | Vithi...    | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-| SuS-17 | Vithu...    | Z...        | <hi #c3c3c3>Gestartet</hi>\\ xx.07.2021 xx:xx |
-==== Lehrpersonen und Mitarbeitende ====
-^ Gruppe ^ Vorname von... ^ ... bis ^ Teil 1 \\ [[#teil_1provisionierung_mailbox_erstsynchronisation|Erstsynchronisation]] ^ Teil 2 \\ [[#teil_2abschluss_datensynchronisation|Definitiver Datenabgleich]] ^ Teil 3 \\ Neue Mails nur bei Microsoft ^ Teil 4 \\ [[#teil_4deaktivierung_der_g3_wochen_nach_umstellung_des_mx_record|Mails nur bei Microsoft]] ^ Teil 5 \\ [[users:mailmigration:ablauf#teil_5loeschung_der_alten_google_accounts|Google Mailbox deaktiviert]] ^
-| ViP-01 | SL, Sekretariat, \\ Informatikdienste \\ Evento \\ Buchhaltung | | **<hi #ff7f27>Gestartet</hi>**\\  03.07.2021 13:00 |
-| MA-01  | Weitere Mitarbeitende| Offen |
-| LuL-01 | Ad...    | An... D.  | Offen |
-| LuL-02 | An... H. | Ch... M.  | Offen |
-| LuL-03 | Ch... P. | Fa...     | Offen |
-| LuL-04 | Fi...    | Ja... S.  | Offen |
-| LuL-05 | Ja... R. | Kl...     | Offen |
-| LuL-06 | Le...    | Mic...    | Offen |
-| LuL-07 | Mig...   | Pe...     | Offen |
-| LuL-08 | Pi...    | Sib...    | Offen |
-| LuL-09 | Sim...   | Te...     | Offen |
-| LuL-10 | Te...    | Z...      | Offen |
-===== Etappen =====
-==== 4.7.2021 Abschaltung Google user sync ====
-Ab diesem Zeitpunkt...
-  * Werden keine neuen Konten mehr bei Google erstellt.
-  * Eine [[users:public:passwort|Passwortänderung]] in sCoolTools aktualisiert das Kennwort bei Google nicht mehr
-Wenn ihr Google-Kennwort nicht identisch wie bei sCoolTools ist und es vergessen, kontaktieren Sie den [[users:public:support|Support]].
-==== Teil 1: Provisionierung Mailbox & Erstsynchronisation ====
--2 nach Start Ihres Migrationsjobs wird Ihr Postfach bei Microsoft 365 erstellt und bestehende Mails, Kalendereinträge und Kontakte bei Google Workspace in einem ersten Aufwisch zu Microsoft kopiert.
-**Wie funktioniert der Mailversand und Empfang**
-  * Der __Versand von Mails sollte__ primär über das **alte Webmail** erfolgen: https://gmail.com
-  * **Eingehende** Mails treffen ausschliesslich bei Google ein.
-  * Benachrichtigungen von Teams/OneDrive treffen u.U. bereits bei Microsoft ein.
-**Was Sie bereits tun können**
-  * Sie können sich 1-2h nach Jobstart auf dem Webmail von Microsoft einloggen und sich ein Bild des neuen Webmails machen: https://cloud.gymneufeld.ch/ oder http://mail.gymneufeld.ch/
-  * Falls Sie Abwesenheitsbenachrichtigungen bei Google eingestellt haben, könenn Sie diese bei Microsoft neu einrichten
-**Was sollten Sie noch nicht tun?**
-  * Die Umkonfiguration von Mailprogrammen auf Notebooks, PCs, Smartphones und Tablets ist in diesem Migrationsschritt **noch nicht empfehlenswert.**
-==== Teil 2: Abschluss Datensynchronisation ====
-In einem zweiten, abschliessenden Sync werden seit der Erstynchronisation eingetroffene Mails von Google zu Microsoft transferiert, und nochmals die Synchronisation der Daten geprüft. Nach Abschluss wird automatisch eine Weiterleitung von Google zu Microsoft eingerichtet.
-**Wie funktioniert der Mailversand und Empfang**
-  * **Der Versand** von Mails sollte nun bevorzugt über das **neue Webmail** erfolgen: https://cloud.gymneufeld.ch oder http://mail.gymneufeld.ch/
-  * **Eingehende** Mails treffen bei Google UND etwas verzögert bei Microsoft ein.
-**Was Sie __jetzt__ tun sollten**
-  * __Löschen__ Sie die alten Mailkonten in Ihren Anwendungen wie Outlook, Thunderbird: [[users:mailmigration:bereinigung|]]
-  * Verbinden Sie die Mailclients: [[users:mail|]]
-**Was Sie definitiv __NICHT__ tun sollten**
-  * Ändern Sie auf keinen Fall die Weiterleitungseinstellungen bei Google, ansonsten verlieren eingehende Mails (Private Weiterleitungen von Gooogle zu einer externe Adresse funktionieren nicht mehr.)
-  * Versenden Sie keine Mails mehr über das alte Webmail von Google und noch nicht angepasste Mailclients auf Notebooks, Tablets und Smartphones
-==== Teil 3: Neue Mails nur noch bei Microsoft ====
-Der Termin dieser Umstellung hängt vom Erfolg und der Geschwindigkeit der Migrationsjobs ab, erst wenn alle Mailboxen migriert sind, stellen die Informatikdienste in den Empfang neuer Mails so um, dass Mails **nur noch bei Microsoft eintreffen**((sog. MX Record)).
-**Wie funktioniert der Mailversand und Empfang**
-  * Versenden Sie Mails primär über das **neue (Web)mail**
-  * Mails erhalten Sie nur noch
-**Was müssen Sie tun?**
-Ab diesem Zeitpunkt haben Sie **noch __3 Wochen__ Zugriff auf Ihr Mailkonto bei Google**. Wenn Ihnen doch noch Mails fehlen, können Sie auf diese noch zugreifen und manuell zu Microsoft über eine temporäre Mailadresse weiterleiten.
-  * elaine.marley@students.gymneufeld.ch -> elaine.marley@o365.students.gymneufeld.ch
-  * manuel.calavera@gymneufeld.ch -> manuel.calavera@o365.gymneufeld.ch
-==== Teil 4: Deaktivierung der G3 Wochen nach Umstellung des MX record ====
-. Nach Teil 3 deaktivieren die Informatikdienste bei allen bestehenden Google Accounts die Funktionen GMail, Google Kalender und Google Kontakte. Die bisher bestehenden Google-Konten bleiben noch bestehen.
-Tage nach der Deaktivierung kann auch Google diese Daten nicht mehr wiederherstellen((https://support.google.com/a/answer/1397578?hl=en)), die Informatikdiensten machen keine zusätzliche Datensicherung der alten Google-Daten.
-**Was müssen Sie tun?**
-  * Falls Sie noch nicht alle Mailclients [[users:mailmigration:bereinigung|]] und umgestellt haben, müssen Sie das spätestens __jetzt tun__.
-  * Ein Login auf Google.com mit einer bestehenden @(students.)gymneufeld.ch-Adresse bleibt noch möglich, Sie erhalten aber einen Fehler, wenn Sie GMail.com öffnen.
-==== Teil 5: Löschung der alten Google Accounts ====
-Nach Teil 4 bleibt von den ehemals verfügbaren Google-Diensten nur noch ein Bruchteil davon verfügbar ("Rumpfkonto"). Im Bewusstsein, dass insbesondere langjährige Lehrpersonen nicht nur Kernfunktionen von Google Workspace / GSuite verwendet haben, sondern auch Apps wie Google Fotos damit, werden bestehende Google-Konten später gelöscht. Zu diesem Thema werden die Informatikdienste zu einem späteren Zeitpunkt nochmals informieren.
-  * Bestehende Google-Konten von SchülerInnnen werden **voraussichtlich** zu Beginn der Herbstferien gelöscht.
-  * Bestehende Google-Konten von Lehrpersonen und Mitarbeitenden werden **voraussichtlich** zu Ende Oktober gelöscht.
-Bis dahin haben Sie über Google [[users:public:g2m-drive-manual|Takeout]] die Möglichkeit, einige Daten wie aus Google Fotos noch zu exportieren und partiell ein privates Google-Konto zu überführen.
-Auch hier gilt: 20 Tage nach dieser Frist sind die Daten bei Google definitiv gelöscht, danach können weder Google, noch die Informatikdienste diese Daten wieder herstellen.