users:mail:geteiltes_postfach

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users:mail:geteiltes_postfach [2021/08/25 20:52] – Mathieu Simonusers:mail:geteiltes_postfach [2022/10/26 12:52] (aktuell) – [Geteiltes Postfach] Mathieu Simon
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 ====== Geteiltes Postfach ====== ====== Geteiltes Postfach ======
  
-Geteilte Postfächer sind Postfächer, die kein eigenes Login haben, sie sind quasi nur zwischen mehreren Personen freigegeben bzw. zugänglich. Das betrifft meist unpersönliche Mailadressen, die von einer Gruppe bewirtschaftet wird.+Geteilte Postfächer sind Postfächer, die kein eigenes Login haben, sie sind quasi nur zwischen mehreren Personen freigegeben bzw. zugänglich. Das betrifft meist unpersönliche Mailadressen, die von einer Gruppe bewirtschaftet werden.
  
-Geteilte Postfächer müssen etwas anders eingebunden und behandelt werden.+<WRAP round info 60%> 
 +Diese Art von Postfächern müssen etwas anders eingebunden und behandelt werden. 
  
-===== Geteiltes Postfach öffnen =====+Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein geteiltes Postfach zu erreichen und zu bewirtschaften.
  
-Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein geteiltes Postfach zu bedienen:+Diese Postfächer werden nur von wenigen BenutzerInnen aktiv verwendet wie z.B. Sekretariat, Stundenplanung, FS Musik und die SON. 
 +</WRAP>
  
-==== Webmail (Outlook im Web) ==== 
  
-=== Seltener Gebrauch ===+===== Verwendung =====
  
-Melden Sie sich wie gewohnt über https://mail.gymneufeld.ch/ am Webmail mit Ihrem persönlichen [[users:public:account|]] an und klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und auf: **Weiteres Postfach öffnen**+Alle Funktionen verfügbar: 
 +  * [[users:mail:geteiltes_postfach:webmail|Webmail]] 
 +  * [[users:mail:geteiltes_postfach:outlook|Outlook]]
  
-{{users:mail:sharedmailbox-owa1.png?400|{{:users:sharedmailbox-owa1.png?400|}}}}+Eingeschränkter Support: 
 +  * [[users:mail:geteiltes_postfach:thunderbird|Thunderbird]]
  
-Geben Sie den Anzeigenamen oder die Mailadresse ein, bis ein Vorschlag erscheint, klicken Sie darauf und abschliessend auf **Öffnen** +===== Handhabung Allgemein =====
- +
-{{:users:staging:mail:sharedmailbox-owa2.png?400|}} +
- +
-Wenn Sie die nötigen Berechtigungen erhalten haben, öffnet sich die Mailbox in einem neuen Register/Tab und können diese (fast) wie ihre eigene Mailbox im Webmail bedienen. +
- +
-**Tipp** +
- +
-Wenn Sie die Mailadresse kennen und die benötigten Rechte besitzen, können Sie auch die URL eingeben: +
-<code> +
-https://outlook.office.com/mail/<name-of-shared-mailbox>@gymneufeld.ch +
-</code> +
- +
-=== Regelmässiger Gebrauch === +
- +
-Wenn Sie eine geteiltes Mailbox regelmässiger benutzen, können Sie diese auch direkt im Webmail einbinden - aber: Hier müssen Sie etwas vorsichtiger sein, damit die Absenderadresse die richtige ist. +
- +
-Hier verweisen Sie auf den entsprechenden Supportartikel bei Microsoft: [[https://support.microsoft.com/de-de/office/%c3%b6ffnen-und-verwenden-eines-freigegebenen-postfachs-in-outlook-im-web-98b5a90d-4e38-415d-a030-f09a4cd28207?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE|Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web]] +
- +
-==== Verwendung in einem Mailprogramm ==== +
- +
-  * [[users:mail:geteiltes_postfach:outlook]] +
-==== Thunderbird ==== +
- +
-Outlook Web und Outlook sind die "first class" Clients für geteilte Mailboxen, aber: Auch Thunderbird kann (offenbar) mit geteilten Mailboxen umgehen. Es funktioniert einzig der Zugriff auf die Mailbox. Kalender und Kontaktde sind (soweit bekannt) nicht verfügbar. +
- +
-Die Einrichtung verläuft weitgehend identisch wie bei einer [[users:mail:thunderbird|persönlichen Mailbox]], mit folgender Ausnahme: **lassen Sie das Passwort leer** und klicken Sie auf **Weiter** und dann auf **Fertig** +
- +
-{{:users:mail:thunderbird-sharedmailbox1.png?400|}} +
- +
-Im Authentifizierungsfenster geben Sie nicht Ihr Kennwort ein, sondern klicken zuerst auf **Mit einem anderen Konto anmelden** +
- +
-{{:users:mail:thunderbird-sharedmailbox-oauth2.png?400|}} +
- +
-Geben Sie dort **ihre** Mailadresse und Ihr Kenntwort ein, danach verläuft die weitere Einrichtung der geteilten Mailbox funktioniert wie bei einer persönlichen Mailbox in Thunderbird. +
- +
-**Wichtig:** Vergessen Sie insbesondere das [[users:mail:thunderbird#ordner_abonnieren|abonnieren zusätzlicher Ordner]] und die [[users:mail:thunderbird#spezialordner_richtig_konfigurieren_papierkorb_und_gesendete_e-mails|besonderen Ordnereinstellungen]] für gelöschte und gesendete Mails nicht. +
- +
-Weiterführende Quellen: +
-  * [[https://uwaterloo.atlassian.net/wiki/spaces/ISTKB/pages/1921876010/Adding+a+shared+mailbox+to+Thunderbird+-+Instructions+for+O365+Shared+Mailboxes|University Waterloo: IST Service Desk: Adding a shared mailbox to Thunderbird - Instructions for O365 Shared Mailboxes]] +
- +
- +
-===== Handhabung =====+
  
 ==== Abwesenheitsnachricht: Nicht über Outlook möglich ==== ==== Abwesenheitsnachricht: Nicht über Outlook möglich ====
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 Das Einrichten von [[https://support.microsoft.com/de-de/office/senden-automatischer-antworten-abwesenheitsantworten-in-outlook-im-web-0c193ab0-b9e1-4058-84be-a5b014242290?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE|Abwesenheitsnachrichten]] bzw. automatischen Antworten funktioniert nur über das Webmail und (ebengerade) nicht über Outlook. Das Einrichten von [[https://support.microsoft.com/de-de/office/senden-automatischer-antworten-abwesenheitsantworten-in-outlook-im-web-0c193ab0-b9e1-4058-84be-a5b014242290?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE|Abwesenheitsnachrichten]] bzw. automatischen Antworten funktioniert nur über das Webmail und (ebengerade) nicht über Outlook.
  
-===== Probleme ===== +==== Nicht unterstützte Clients ====
- +
-==== Outlook: Hinzufügen nicht möglich ==== +
- +
-=== Problematik === +
- +
-  * Grundsätzlich scheint es nicht möglich, geteilte Mailboxen über mehrere Firmen / Institutionen hinweg im gleichen Outlook-Profil auf einem Gerät zu verbinden. +
-  * Outlook stuft die erste in Outlook eingerichtete Exchange Mailbox, als **primär** ein, nur diese kann geteilte Mailboxen verbinden. +
-  * Ein Wechsel der primären Exchange Mailbox ist nicht ohne weiteres möglich +
- +
-Je nach nachdem eignet sich einer der uns bekannte Workarounds besser, beantworten Sie als Entscheidungshilfe folgende Fragen: +
- +
-^Sie verwenden nur geteilte Postfächer am Neufeld und nicht an anderen Organisationen?^ +
-|Dann können Sie durch [[#workaround_1zweites_outlook-profil_erstellen_und_einrichten|Löschen und neu Verbinden der Exchange-Postfächer]] das Problem beheben.| +
- +
-^Sie benötigen Zugriff auf geteilte Postfächer in beiden Organisationen?^ +
-|Dann führt einzig der Weg über ein [[#workaround_1zweites_outlook-profil_erstellen_und_einrichten|zweites Outlook-Profil]] ans Ziel.| +
- +
-^Sie verwenden öfters Outlook mit einer Exchange-Mailbox einer anderen Institution als am Neufeld?^ +
-|Auch hier empfehlen wir Ihnen ein [[#workaround_1zweites_outlook-profil_erstellen_und_einrichten|zweites Outlook-Profil]] zu erstellen.| +
- +
-^Sie sind generell versiert in der Nutzung von Outlook?| +
-|Auch da empfehlen wir eher die Erstellung eines [[#workaround_1zweites_outlook-profil_erstellen_und_einrichten|zweiten Outlook-Profils]].| +
- +
- +
-=== Workaround 1: Zweites Outlook-Profil erstellen und einrichten === +
- +
-  * Erstellen Sie gem. folgendem Artikel von Microsoft ein zweites Outlook-Profil: [[https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-eines-outlook-profils-f544c1ba-3352-4b3b-be0b-8d42a540459d?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE| +
-Erstellen eines Outlook-Profils]] +
-  * Verbinden Sie im neuen Profil zuerst die persönlich Mailbox der Schule +
-  * Danach können Sie das geteilte Postfach hinzufügen+
  
-Wie Sie zwischen den Profilen wechseln können, erklärt Microsoft hier: [[https://support.microsoft.com/de-de/office/wechseln-zu-einem-anderen-outlook-e-mail-profil-be3b617f-3f64-43d3-9037-8313b431803c|Wechseln zu einem anderen Outlook-E-Mail-Profil]]. +**Apple Mail**
  
-Beachten Sie, dass Sie Outlook nicht gleichzeitig unter mehreren Profilen ausführen könnenn. Für einen Profilwechsel müssen Sie Outlook ganz beenden und neu starten.+  * Unterstützt über die Option **Microsoft Exchange** nach Tests effektiv nur persönliche Postfächer 
 +  * Bei **IMAP** fehlt Apple Mail leider die notwendige Unterstützung für OAuth 2.0((Letzte geprüfte Version: Apple Mail unter macOS 11.5.2))
  
-=== Workaround 2: Primäre Exchange Mailbox ändern ===+Empfehlung: Weichen Sie auf Outlook oder Thunderbird aus.
  
-Hierfür müssen Sie zuerst **alle Mailkonten vom Typ Microsoft Exchange** in Outlook **entfernen** bzw. trennen. 
-  * Datei -> Informationen -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen 
-  * Im Register **E-Mail** klicken Sie der Reihe nach jede Mailbox vom Typ "Microsoft Exchange" an und danach auf **Entfernen** 
-  * Zur Sicherheit: Beenden Sie Outlook und starten sie das Programm neu 
-  * Verbinden Sie zuerst die Mailbox am Gymnasium Neufeld neu, danach alle weiteren Exchange-Konten. 
-  * Jetzt sollten Sie den Hinzufügen-Button bei der Neufeld-Adresse verwenden können. 
  
  
  • users/mail/geteiltes_postfach.1629917547.txt.gz
  • Zuletzt geändert: 2021/08/25 20:52
  • von Mathieu Simon